Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului este neprevăzutul. Ceea ce ne poate face să ne gândim cum să minimalizăm efectele pe care ceva neprevăzut le-ar putea avea asupra unui proiect. Un sistem de control care poate oferi informaţii detaliate şi corecte ajută la realizarea unei planificări flexibile ce duce la reducerea parţială a riscurilor. Sunt mai multe tehnici de estimare a timpului şi aceastǎ etapǎ este consideratǎ de foarte mulţi specialişti ca fiind foarte importantǎ, deoarece cu ajutorul estimǎrii în timp se calculeazǎ costurile, se stabileşte data de predare a proiectului şi nu în ultimul rând succesul fazei operaţionale depinde de acurateţea acestei etape.
Ca modele pentru estimarea în timp se pot folosi: experienţa personalǎ, experienţa altor persoane, experienţa din alte proiecte (rapoarte, broşuri de evaluare) sau o altǎ tehnicǎ de estimare. Estimarea în timp se face în prezenţa membrilor echipei, deoarece aceştia sunt responsabili sǎ urmǎreascǎ îndeplinirea acţiunilor în timpul stabilit.
Principalele cauze ale nerespectării planificării în timp apar prin introducerea de schimbări necontrolate care întârzie execuţia sau deoarece efectele schimbărilor necesare aduse proiectului sunt subestimate. Efectele principale ale nerespectării planificării în timp se concretizează în creşterea costurilor sau reducerea performanţei proiectului. Aceste probleme pot fi rezolvate prin monitorizare minuţioasă şi acţionând la timpul potrivit.
Cea mai eficientă metodă de rezolvare a problemelor rămâne totuşi prevenţia. Utilizarea Graficului Gantt şi/sau a metodei Drumului Critic (CPM) arată clar care sunt activităţile cu grad mare de risc în caz de întârzieri pentru care trebuie acordat un timp mai mare.
O diagramă Gantt este o reprezentare grafică a unei sarcini, o matrice. Ea este construită cu o axa orizontală ce reprezintă durata totală a timpului proiectului, împărţită apoi în părţi (zile, săptămâni, luni) şi o axă verticală reprezentând sarcinile ce alcătuiesc proiectul analizat. Un grafic Gantt este un grafic ce arată o listă de activităţi reprezentate prin linii, care sunt proporţionale în lungime cu durata lor. Liniile sunt poziţionate de-a lungul unei scale orizontale a timpului, astfel :
Graficele Gantt urmăresc în primul rând să ofere o imagine în timp a activităţilor care trebuie realizate. Ele pot fi folosite şi în procesul de alocare a resurselor umane, din cadrul unui proiect.
Diagrama Gantt este un instrument de planificare, elaborat în 1917 de Henry L.Gantt, inginer şi sociolog de origine americană. Frecvent utilizată în managementul de proiect, o diagramă Gantt oferă o ilustrare grafică a unui program de activităţi, care ajută la planificarea, coordonarea şi monitorizarea unor sarcini specifice dintr-un proiect. Diagramele Gantt se pot realiza în versiuni simple, cu ajutorul unui grafic făcut pe hartie sau în versiuni mai complexe, cu ajutorul unor aplicaţii softwar. Diagrama Gantt (creată la începutul anilor 1900 şi denumită astfel după cel care a folosit pentru prima dată această procedură - Henry Gantt) este foarte accesibilă şi prezintă perioadele de început şi încheiere şi durata activităţilor.
După cum am mai spus: forma grafică a unui astfel de instrument de planificare constă într-o matrice pe a cărei axă orizontală reprezintă perioada de timp pe care se întinde proiectul, împărţită în unităţi de măsură (spre exemplu zile, săptămâni sau luni) şi pe a cărei axă verticală sunt reprezentate sarcinile din proiect (spre exemplu, dacă proiectul ar consta în dotarea calculatorului cu un nou software, principalele sarcini ar putea fi: realizarea unei cercetări de piaţă, alegerea soft-ului, instalarea soft-ului, etc.).
În cadrul unei diagrame Gantt, fiecărei sarcini îi este alocată un rând. Timpul în care este estimat să se finalizeze o sarcină este reprezentat printr-o bară orizontală. Marginea din stânga marchează începutul preconizat pentru acea sarcina iar marginea din dreapta marchează sfârşitul preconizat. Sarcinile pot evolua relativ la alte sarcini în mod secvenţial, paralel sau prin suprapunere temporară.
Pe măsură ce proiectul avansează, diagrama este adusă la zi, prin umplerea barelor pe o lungime corespunzătoare procentului din sarcină care a fost îndeplinit. În modul acesta, se poate vedea stadiul în care se află proiectul, trăgând o linie verticală în dreptul datei curente. Sarcinile finalizate vor rămâne complet în partea stângă a liniei. Sarcinile în desfăşurare vor fi întretăiate de linie şi dacă partea plină este la stânga liniei, înseamnă că este o întârziere faţă de planificare, pe când, dacă partea plină merge până în dreapta liniei, înseamnă că proiectul este înaintat. Sarcinile viitoare rămân cu totul în dreapta liniei.
Când se realizează o diagramă Gantt, este recomantă introducerea unui număr rezonabil de sarcini (nu mai mult de 15 sau 20), în aşa fel încât diagrama să încapă pe o singură pagină. În cazul în care este vorba despre un proiect mai complex se pot realiza diagrame subordonate care să detalieze încadrarea în timp a tuturor sub-sarcinilor care formează o sarcină principală.
De asemenea, pentru o echipa de proiect este foarte util ca în dreptul unei sarcini să fie trecuţi şi responsabilii respectivei sarcini.
De multe ori într-un proiect există evenimente care nu reprezintă o sarcină, însă care se vor evidenţiate în cadrul unei diagrame Gantt. De exemplu închirierea unei săli anume este un moment foarte important pentru desfăşurarea ulterioară a sarcinilor, deoarece locaţia trebuie trecuta în mod explicit în comunicatul de presă. Aceste momente reprezintă nişte “borne” (eng. “milestones”) şi de obicei sunt marcate pe diagramă sub forma unor triunghiuri cu vârful în sus.
De-a lungul istoriei, schemele Gantt au început să cuprindă mai multe faze ale procesului de productie, încorporând şi subetapele acestuia, începând să fie folosite pentru procese ale căror desfăşurare se întinde pe prioade din ce în ce mai scurte de timp.
Analiza Gantt –model 1918
Analiza Gantt – model 2000
Analiza Gantt – model 2007
Stabilirea ordinii de desfăşurare în timp a activităţilor se poate realiza fie prin diagramele GANTT fie prin modelarea în reţea. Diagrama Gantt nu este un grafic de reţea, pentru că nu arată interdependenţa, legăturile dintre activităţi, ceea ce este esenţial pentru înţelegerea şi urmărirea proiectului (deoarece multe activităţi se desfăşoară concomitent şi deseori trebuie să preceadă activităţi ulterioare). Această interdependenţă poate fi observată în diagramele PERT sau CPM.
O diagramă Gantt este o diagramă cu bare care arată relaţia dintre activităţi de-a lungul timpului. În cadrul diagramei, pe veticală sunt listate activităţile componente ale proiectului, iar pe orizontală, prin bare, sunt reprezentate duratele acestora în ordinea desfăşurării impusă de relaţiile de precedenţă. Diagramele Gantt, cunoscute şi sub denumirea de diagrame bară, se folosesc în special pentru proiecte mici, concomitent cu diagramele reţelelor, cu structura descompunerii activităţilor. Ele reprezintă reţele în care activităţile sunt transpuse calendaristic pe o axă orizontală a timpului. Astfel, unei activităţi i se va asocia o bară de lungime direct proporţională cu durata estimată.
Diagrama Gantt poate fi mai greu de folosit din motive diverse, precum:
trasarea unui plan complex poate lua şi o săptămâna întreagă; modificarea ei ulterioară, pentru a ţine pasul cu schimbările care intervin, poate fi de-a dreptul imposibilă; dacă diagrama este excesiv de complicată, planificatorului îi va fi destul de greu să o folosească, pentru că va fi greu să urmarească cu privirea barele fără să trecă pe altă linie; ele nu pot fi folosite pentru indicarea relaţiilor de interdependenţa dintre diverse activitaţi. În cazul diagramelor mai complicate se poate ajunge uşor la programarea din greşeală a începerii unei activităţi înainte ca ea să poată, logic, avea loc.
Pe lângă faptul că în metoda clasică de programare a lucrărilor cu ajutorul graficului calendaristic (GANTT), care ne oferă o imagine sugestivă a evoluţiei lucrărilor, nu apare clar interdependenţa dintre activităţi nu se poate stabili decalarea survenită în reprogramarea unor termene, orice abatere importantă duce la necesitatea întocmirii altui grafic calendaristic care să reflecte acest lucru.
O soluţie la aceste dezavantaje este aceea a folosirii graficului-reţea ca instrument de programare a lucrărilor. Dezavantajul că nu arată interdependenţele dintre activităţi se poate remedia cu ajutorul unui program (ex. Microsoft Project). În această situaţie se obţin următoarele informaţii: relaţiile dintre activităţi; timpul de terminare a proiectului; consecinţele derulării precoce/târzii a unei activităţi; evaluarea performanţelor.
Instrumentele de planificare ale unui proiect (diagrame logice, diagramele Gantt, structura descompunerii activităţilor) sunt foarte utile, dar ele nu pot fi întotdeauna adecvate realităţii, pe care adesea o simplifică. De aceea, se impune utilizarea lor cu anumite limite. Progresul proiectului este măsurat prin realizarea evenimentelor ce reprezintă stadiile semnificative ale implementării unui proiect. Activităţile fiind desfăşurate într-un orizont de timp fiecare activitate este definită de un eveniment de începere şi de unul de finalizare iar resursele sunt consumate de activităţi şi mai puţin de evenimente. În general evenimentele şi activităţile necesare pentru execuţia unui proiect sunt dependente de rezultatele unor activităţi anterioare din sistem. Aceste relaţii fac ca activităţile să fie interdependente, iar aceste interdependenţe trebuie avute în vedere atunci când se face graficul de derulare al unui proiect.
Graficul Gantt este utilizat pentru reprezentarea succesiunii activităţilor prevăzute în scopul implementarii unui proiect. Un asemenea proiect se poate referi, de exemplu, la implementarea unui model de asigurare a calităţii potrivit standardelor ISO 9000. Aceasta a fost prima tehnică utilizată de management pentru programarea proiectelor. Graficele Gantt au fost destinate şi aplicate cu mult succes la operaţiile cu grad înalt de repetitivitate. Activităţile pe mai multe componente pot fi combinate într-un singur grafic care să prezinte realizarea agregată. Graficul poate arăta modalitatea în care activităţi diferite se desfăşoară simultan pentru realizarea unui obiectiv comun. Din păcate, gradul de flexibilitate necesar programării unui proiect este limitat prin folosirea graficelor Gantt, tocmai deoarece relaţiile dintre activităţile proiectului nu sunt clar relevate. Tehnica graficelor Gantt este de aceea folosită îndeosebi ca un instrument necesar supervizării proiectului. În funcţie de modul de eşalonare calendaristică a activităţilor vor exista programe diferite:
Program minorant – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare cele mai scurte;
Program majorant – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare cele mai lungi;
Program operativ – conţine pentru fiecare activitate termenele de începere şi terminare aprobate şi este de obicei cuprins între programul minorant şi cel majorant.
Pentru construirea diagramei Gantt se recomandă parcurgerea următoarelor etape: definirea activităţilor necesare pentru implementarea proiectului; estimarea duratei fiecărei activităţi; ordonarea activităţilor într-o succesiune logică; marcarea pe grafic a succesiunii activităţilor cu ajutorul unor linii orizontale (aceste linii arată momentul începerii şi terminării fiecărei activităţi).
În concluzie o diagramă Gantt include: repere, adică puncte de verificare importante sau obiective intermediare pentru un proiect; resurse pentru proiectele de echipă, care formează o coloană adiţională în care să fie menţionat responsabilul pentru o anumită sarcină, precum şi resursele alocate acelei sarcini; status, adică progresul proiectului, ce se completează proporţional cu cantitatea de muncă depusă şi rezultatele obţinute în raport cu trecerea timpului alocat sarcinii respective şi dependinţe, care menţionează de ce anume depinde o anumită activitate din cadrul proiectului.
Graficul Gantt permite astfel, în cele din urmă, vizualizarea relaţiei dintre activităţile prevăzute pentru implementarea unui proiect, indicând etapele care trebuie parcurse. De asemenea, facilitează observarea datelor la care au fost operate modificări în desfăşurarea activităţilor, faţă de ceea ce se prevăzuse iniţial.
Bibliografie
Internet:
1. http://aboxichoose.com/upb/an3/bm/cursuri_bogdan/bmlectia10_20-05-2006.pdf - 14.03.2011, 11:56
2. http://codrinpaveliuc.finantare.ro/2009/03/02/diagrama-gannt-for-dummies - 14.03.2011, 11:17
3. http://www.consultingreview.ro/print.php?articol=managementul-proiectelor-planificarea-proiectului – 14.03.2011, 11:59
4. http://www.cursurigratuite.ro/referate/economie/organizare_nunta.php - 14.03.2011, 15:01
5. http://www.ghidmanagement.ro/resurse/Tehnici+si+instrumente+ale+calitatii – 14.03.2011, 11:39
6. http://www.legestart.ro/consulting-review-articol-Managementul-proiectelor-Executia-proiectului-1065.html - 14.03.2011, 11:41
7. http://www.rubinian.com/info_managementul_proiectelor.php - 14.03.2011, 14:27
8. http://www.scritube.com/management/Concepte-ale-unui-proiect15358.php - 14.03.2011, 11:43
9. http://www.scritube.com/management/MANAGEMENTUL-PROIECTELOR212619242.php - 14.03.2011, 14:31
10. http://www.scritube.com/tehnica-mecanica/Managementul-montajului-instal182112177.php - 14.03.2011, 12:01
11. http://www.scritube.com/stiinta/informatica/Ce-este-diagrama-Gantt1032201711.php - 14.03.2011, 14:21
